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Sistemi di segnalazione delle violazioni Whistleblowing

Banca di Asti (di seguito anche “la Banca”), in ottemperanza al D.Lgs. 24 del 10 marzo 2023, ha attivato un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività bancaria o altre condotte illecite (Whistleblowing).

Obiettivo dell’adozione di un sistema interno di segnalazione è quello di prevenire la realizzazione di non conformità o irregolarità all’interno dell’organizzazione, ma anche quello di coinvolgere tutti gli stakeholders, in un’attività di contrasto dell’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile.

Il sistema interno di segnalazione consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Banca di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con la Banca, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della società consistono in:

  • Violazioni delle disposizioni normative nazionali:

In tale categoria vi rientrano:
1) Gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE come sotto definite;
2) I reati presupposto per l’applicazione del D.lgs. n. 231/2001 o le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel citato D.lgs. n. 231/2001.

  • Violazioni della normativa europea:

In tale categoria vi rientrano:
3) Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato) (art. 2, co. 1, lett. a) n. 3);
4) Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE – Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea – lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (art. 2, co. 1, lett. a) n. 4);
5) Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (art. 2, co. 1, lett. a) n. 5);
6) Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori di cui ai n. 3, 4 e 5 sopra indicati (art. 2, co. 1, lett. a) n. 6).

Possono essere oggetto di segnalazione anche le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse all’interno delle Società del Gruppo con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

I canali menzionati non prevedono la possibilità di presentare reclami e lamentele di carattere personale.
Qualora il segnalante intendesse presentare un reclamo in riferimento al rapporto contrattuale o alla relazione con la Banca, può indirizzarlo direttamente all’Ufficio Reclami tramite le procedure ed i canali (es. PEC, Raccomandata A/R) rappresentati in dettaglio nell’apposita sezione di questo sito.

Chi può effettuare una segnalazione

In linea con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione whistleblowing:

  • i lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. n. 81/2015 (ad esempio i rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio) e i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017);
  • i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché’ i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del Codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
  • i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi
  • i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Società
  • i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività presso la Società;
  • i soci o gli azionisti che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo rivestito nella Società;
  • le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.

Come effettuare una segnalazione

Al fine di consentire ai soggetti e/o agli organi preposti di procedere alle opportune analisi e verifiche, il segnalante è tenuto a fornire i seguenti elementi volti a circoscrivere il più possibile l’ambito della segnalazione e a riscontrare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione:

  • descrizione chiara e completa degli atti o fatti oggetto della stessa;
  • se conosciute, le generalità, la qualifica e/o il ruolo che permettano di identificare il/i soggetto/i che hanno posto in essere i fatti oggetto della segnalazione;
  • le circostanze di luogo e di tempo in cui sono state commesse le violazioni oggetto di segnalazione;
  • eventuali documenti che possano ulteriormente circoscrivere e/o confermare i fatti segnalati;
  • dichiarazione di un eventuale interesse privato collegato agli atti o ai fatti comunicati tramite la segnalazione;
  • dichiarazione di eventuali corresponsabilità riguardo alla violazione segnalata;
  • qualsiasi altra informazione utile al riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

La segnalazione è da indirizzare al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni.

Qualora ricorra una delle seguenti circostanze, la segnalazione deve essere inviata al Referente alternativo per le segnalazioni interne delle violazioni:

  • il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni è esso stesso direttamente o indirettamente implicato nei fatti oggetto della segnalazione;
  • il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni è gerarchicamente o funzionalmente subordinato al soggetto segnalato;
  • vi sia negligenza o eccessivo ritardo nella risposta da parte del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni.

Canali interni

La segnalazione può essere effettuata, utilizzando la piattaforma informatica dedicata “Comunica Whistleblowing“.
Tale canale è considerato preferenziale e idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante.
Sono, inoltre, attivate anche le seguenti ulteriori modalità di comunicazione al fine di attribuire maggiori possibilità di scelta al soggetto segnalante:
– consegna a mano al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni o al Referente alternativo utilizzando il modulo caricato presente nella sezione “allegati”;
– verbalmente, mediante dichiarazione a voce rilasciata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni o al Referente alternativo, attraverso linea telefonica ovvero mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole, verbalizzato e sottoscritto dal segnalante;
– mediante compilazione e invio del modulo di segnalazione cartacea con il servizio postale ordinario o avvalendosi della posta interna aziendale. Modulo da trasmettere in busta chiusa indirizzata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni (Responsabile Servizio di Revisione Interna) o al Referente alternativo (Presidente del Collegio Sindacale) con la dicitura “Riservata Personale”. All’interno della busta deve essere inserita un’ulteriore busta che contenga la segnalazione con la dicitura “Whistleblower” con il modulo cartaceo debitamente compilato, eventuale documentazione a supporto della segnalazione e corredato da una fotocopia del documento di riconoscimento.

Modalità di comunicazione:

Responsabile dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni (Responsabile Servizio di Revisione Interna)

Segnalazione cartacea a brevi manu:
Presso Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT)
(orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Colloquio diretto:
Presso Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT)
(orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

In alternativa, fissare un incontro, contattando il Responsabile al seguente numero 0141-393406 (orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Colloquio telefonico:
Telefono: 0141-393406 (orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Segnalazione cartacea trasmessa a mezzo posta ordinaria o posta interna aziendale:
All’attenzione del Responsabile del Servizio di Revisione Interna
Indirizzo: Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT).

Referente alternativo (Presidente del Collegio Sindacale)

Segnalazione cartacea a brevi manu:
Presso Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT)
(orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Colloquio diretto:
Presso Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT)
(orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

In alternativa, fissare un incontro, contattando il Referente al seguente numero 0141-393994 (orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Colloquio telefonico:
Telefono: 0141-393994 (orari dal lunedì al venerdì dalle ore 8:15 alle ore 16:40)

Segnalazione cartacea trasmessa a mezzo posta ordinaria o posta interna aziendale:
All’attenzione del Presidente del Collegio Sindacale presso l’Ufficio Segreteria Generale e Soci
Indirizzo: Cassa di Risparmio di Asti S.p.A. Piazza Libertà, 23 14100 Asti (AT).

I dati personali e le informazioni acquisiti dalla Banca a cui viene inviata la segnalazione “Whistleblowing” saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del Trattamento, ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation – Regolamento UE 2016/679), per la relativa gestione e saranno conservati non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione salvo la trasmissione della stessa a un’Autorità esterna. In questo caso la segnalazione è conservata fino all’esito dei relativi procedimenti.

Canali esterni

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.
É possibile effettuare una segnalazione esterna, per l’Italia, all’Autorità Nazionale AntiCorruzione (ANAC), se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:
• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;
• ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, dove per seguito si intende l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente.

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